Les 4 règles du management à distance

Les 4 règles du management à distance

Manager et communiquer en présentiel est un art complexe qui s’apprend et s’acquiert avec la pratique et du temps, à distance cela devient un exercice de funambule sans filet !

Règle n°1 : communiquez deux fois plus 

Multipliez les temps de communication à deux et en équipe.

  • Une réunion d’équipe courte quotidienne, de préférence le matin afin de rythmer la journée, mais adaptez l’horaire en fonction des contraintes de votre équipe. 
  • Une réunion plus longue en équipe par semaine, pendant laquelle vous allez pouvoir donner plus d’informations sur le contexte de l’entreprise et célébrer les petites victoires de l’équipe, en un mot :reconnaissance.
  • Des One To One à minima une fois tous les 15 jours selon la taille de votre équipe. L’objectif est d’évoquer les réussites, les difficultés, négocier les objectifs, …

Verbalisez par écrit les points importants : faites des comptes rendus par email sur les éléments importants, en clôturant les emails par une ouverture de renégociation des éléments si besoin.

Règle n°2 : communiquez en visioconférence

Systématisez la visioconférence, de façon obligatoire : Un sourire et un regard transmettent des émotions, de l’affection, du lien social.

Plus de 50 % de la communication passe par le non verbal, sans visioconférence vous perdez ces signaux et ces informations qui vous en apprennent plus sur les émotions et le niveau de bien-être que des mots.

Règle n°3 : organisez des moments informels 

Trouvez milles et une excuse pour vous réunir en visioconférence : fêter les anniversaires, partager une pause-café (sans parler du boulot), …

Règle n°4 : basez les relations sur la confiance

Vos moyens de contrôles sont très faibles alors lâchez du leste, lâchez prise et faites confiance 😊

Posez un cadre strict : les valeurs, la feuille de route, les process et les éléments de sécurité à respecter.

Fixez des objectifs SMART : 

Simples,le collaborateur doit avoir les moyens de les réaliser.
Mesurables, afin d’enlever toute subjectivité.
Ambitieux et Acceptés, ils doivent être compris et négociés avec le collaborateur.
Réalistes,le collaborateur doit avoir confiance dans sa capacité à réaliser ses objectifs. 
délimité dans le Temps, afin de permettre au collaborateur de déployer son énergie de façon efficace.

Suivez la réalisation des objectifs, et uniquement ça.
Motivez chaque collaborateur, quelque soit son statut ou son expérience en lui confiant une responsabilité.

Enconclusion, le management est un art humain, qui demande encore plus d’énergie en confinement et à distance. 

Beaucoup de manager se demandent comment prendre soin de soi. Prendre soin de soi c’est :

S’écouter, être dans l’introspection,
Prendre du tempspour soi, 
Identifier ses propres risques,
Donner de l’affection à ses proches.

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Manager en confinement

Manager en confinement


Comment garder ses équipes motivées ? 

Comment s’assurer de leur bien-être ?

Après 3 semaines de confinement, les organismes fatiguent, le psychisme souffre, le sommeil est de moins bonne qualité, le niveau de stress est très élevé.

Nous vous proposons une démarche pour :

  1. Evaluer les 5 facteurs de risques de vos collaborateurs
  2. Utiliser ces résultats positivement
  3. Créer une dynamique de Solidarité dans l’équipe
  4. Adopter un management positif et adaptatif
  5. Mettre en œuvre les 4 règles du Management à distance

1- Evaluer les 5 facteurs de risques individuels

Niveau d’engagement :

Sous engagé – dans la moyenne – Sur engagé*

Plus le collaborateur est engagé, plus son risque est élevé. En effet sa perte de repère, liée au confinement, est très stressante. Il veut faire aussi bien qu’avant, alors que les conditions ne le permettent plus.

Tendance au stress :

Faible – moyenne – élevée*

La tendance au stress est parfois compliquée à estimer. Voici quelques signes qui peuvent vous aiguiller : sujet à des sautes d’humeur, impatient, tendance à être négatif, n’aime pas l’inattendu, a besoin d’un fort niveau de contrôle de son environnement.

Conditions de confinement :

Célibataire seul ou avec enfant*
En appartement*

Une personne célibataire avec 3 enfants en bas âge et vivant en appartement vivra t’elle le même confinement qu’une personne en couple sans enfant et en maison ?

Personnalité :

Passionnée – Non passionnée*

Le confinement est un moment de repli sur soi même, un passionné trouvera dans sa passion une bouée à laquelle s’accrocher.

Psychologie, tendance à l’introspection :

Faible – moyenne – élevée*

Votre collaborateur sait il se remettre en question ? Accepte-t-il la critique positive ? Est-il appétent au développement personnel ? Autant de signes qui vous permettront d’estimer sa tendance à l’introspection.

Commencez à écrire ou saisissez « / » pour choisir un bloc

*Si un de vos collaborateurs présente un ou plusieurs des facteurs suivants, alors considérez le à risque :

  • Sur engagé,
  • tendance au stress élevée,
  • seul ou avec enfants en appartement,
  • non passionné,
  • à faible appétence à l’introspection.

2- Partager individuellement ce résultat

L’idée est de partager l’analyse et les points forts. En temps normal il est beaucoup plus efficace de travailler sur ses points fort que ses points faibles, c’est encore plus vrai lorsque les individus sont plus fragilisés comme en période de confinement.

Voici une démarche « pas à pas » de One To One :

  1. Prendre le pouls : Posez des questions sur le moral, la famille, les enfants, …
  2. Se positionner en soutien : Demandez à chaque collaborateur, comment vous pouvez les aider.
  3. Être positif : Parlez des points forts détectés chez votre collaborateur, et incitez-le à miser sur ces points fort durant le confinement.
  4. Montrer à chacun que vous vous préoccupez de sa situation : soyez dans l’Empathie, sans faire semblant.
  5. Renforcer la solidarité : Evoquez les difficultés des autres membres de l’équipe, et dites les mesures d’accompagnement déjà réalisées.
  6. Réciproque : Parlez aussi de vous, de votre situation, à cœur ouvert, comme s’il s’agissait d’un membre de sa famille.

3- Management Positif

Une pandémie doublée d’un confinement génère une forte peur et un réflexe de repli sur soi.

En tant que Manager, vous avez une responsabilité d’exemplarité.

Habituellement l’exemplarité du manager est basée sur la cohérence entre ses paroles et ses actes : « je dis ce que je fais et je fais ce que je dis ». L’objectif étant de sécuriser les collaborateurs et d’instaurer un climat de confiance.

En ces temps de confinement, j’ajouterai une exemplarité d’optimisme : soyez positif, soulignez les opportunités, les réussites, donnez de l’espoir.

4- Management adaptatif

Et si vous adaptiez votre management à chaque collaborateur ? tout en étant transparent et juste !
Parce que deux individus n’ont pas les mêmes besoins, pourquoi doivent-ils avoir les mêmes règles ?
Cela concerne, le suivi, les horaires de travail, les temps de pause, les missions, le nombre de points individuels.

Tout comme vous avez peut-être pris l’habitude d’avoir un suivi plus important avec vos collaborateurs juniors, faites de même pour vos collaborateurs à risque : faites des entretiens one to one si possible quotidiennement en visioconférence avec chacun d’eux.

Soyons réaliste, un collaborateur seul à la maison avec deux enfants en bas-âge ne peut pas travailler 8 heures par jour ! Alors autant en faire une force, lui montrer votre capacité d’adaptation et de solidarité, plutôt que de le forcer à s’épuiser ou à faire semblant.

Préférez un collaborateur efficace et focus pendant 4 heures plutôt qu’un collaborateur désorienté au four et au moulin pendant 8 heures avec au final une productivité proche du néant.

Adaptez des horaires réduits en fonction de ses contraintes.

Aidez-le à prioriser ses taches sur uniquement ce qui est urgent.

Proposez-lui, de se former sur d’autres domaines, de se montrer curieux, de lire, …

 

 

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Le Graal de Google

Le Graal de Google

Ou comment Google, un Gafa, l’une des plus grosses firmes mondiales, a recruté une équipe multidisciplinaire de scientifiques (anthropologues, sociologues, …) pendant 3 ans afin de répondre à une seule question ?

Comment constituer l’équipe la plus performante ?

Google, ROI de la data, a bien évidemment passé au crible toutes les données liées à l’expérience, aux études, aux écoles, … SANS RESULTAT

L’équipe de chercheurs indépendants a par la suite suivi 200 équipes différentes pendant 3 ans !

Des résultats pas si étonnants

Leur hypothèse première s’est tournée autour de deux axes : 
– Le niveau d’affinité entre les membres de l’équipe
– L’absence de personnalités pathologiques

Cette hypothèse n’a pas été validée

En étudiant les comportements individuels et collectifs, les chercheurs ont identifiés deux comportements en corrélation directe avec les niveaux de performance des équipes :

Un partage de la parole et un fort niveau d’empathie

Autrement dit, chaque membre s’exprime librement, il n’y a pas de dominance, ou un petit cercle décidant pour le reste du groupe. Les rôles de leader tournent en fonction des compétences de chacun. Et tous les membres du groupe ont une forte empathie, capable de décrypter les émotions des autres membres.

La sécurité psychologique

Les équipes les plus performantes ont créé un climat de confiance permettant à chaque membre d’exprimer ses idées, sa créativité et son leadership. Les chercheurs parlent de « sécurité psychologique ».  

La recette magique

Ce climat se développe par un fort niveau d’écoute, de respect et d’empathie.

S’ajoute à cela :

Une nécessaire fiabilité des membres, créant la confiance

Une clarté des rôles et des objectifs de chacun

Un sens aux missions de l’équipe

L’impact de l’équipe dans les résultats de l’entreprise

Une conclusion personnelle

A l’heure ou la cohésion des groupes basée sur l’extra-professionnel, les teams building, les affinités, la startup attitude … fait référence, cette étude démontre l’inverse : l’affinité n’est pas la clé. Mettre un niveau de respect et de responsabilisation élevé est l’ingrédient principal pour rendre une équipe performante. Il faut évidement ajouter du sens pour la motivation et de la transparence pour la cohérence.

L’investissement le plus rentable se porte sur l’intelligence émotionnelle, les qualités d’écoute et de leadership de chacun des membres de l’équipe. 

Conférence DécembRHe

Conférence DécembRHe

Le 16 décembre 2019, Rhizome, la plateforme d’innovation de Paris&Co dédiée à la transformation RH et à l’évolution du travail organisait l’événement DECEMBRHE. Différentes interventions mêlant des professionnels RH de Grandes Entreprises, des Consultants et des Startups ont rythmé la journée autour de 4 thématiques majeures : « organisation apprenante », « recruter autrement », « expérience manager » et « carrière augmentée ».

Hello Elton a eu l’honneur d’intervenir en compagnie de Pôle Emploi sur le thème de « l’expérience manager ».

Comment ancrer l’apprentissage des formations pour qu’elles s’inscrivent dans le temps et soient mises en oeuvre au quotidien ? 
Hello Elton répond à cette problématique par l’intégration du modèle d’apprentissage 70-20-10 dans un coaching 100% digital : des défis à réaliser dans la vraie vie, quotidiennement, pour progresser à petit pas et ancrer de nouvelles compétences comportementales.

Revivez cette conférence en écoutant le podcast

Soft skills et technologie

Article original publié dans le MagRH


Les soft skills sont à la mode, elles sont le premier critère de recrutement, et dépassent même les compétences métier face à l’obligation de transformation digitale à marche forcée.

Une fois qu’on a dit ça, on n’a rien dit … et oui, les soft skills, et autres compétences managériales sont comportementales et intimement liées aux émotions et à la complexité de l’être humain !

Nous apportons dans cet article des réponses aux questions suivantes :

Quelle est notre capacité à changer de comportement ?
Comment remplacer un comportement existant ?
Quel est l’’intérêt du Learning by doing ?
Comment faire pratiquer ? 
N’est-il pas paradoxal d’associer technologie et Learning by doing ?
Et les apprenants dans tout ça ?

Les soft skills sont des compétences comportementales humaines, liées à nos émotions, à notre connaissance de nous-même. Les neurosciences ont beaucoup évolué ces 3 dernières décennies et nous permettent aujourd’hui de comprendre comment un comportement naît, s’ancre et se modifie. Parallèlement est apparu le courant de la Psychologie Comportementale et l’ère du Numérique. Au regard de ces nouvelles connaissances et sciences, comment la formation professionnelle peut-elle faire évoluer ses pratiques pour gagner en efficacité tout en réduisant ses coûts pour être accessible à un public plus large ?

La singularité des soft skills

En anglais, les soft skills regroupent par opposition aux hard skills toutes les compétences qui ne touchent pas à la technicité des métiers. Elles correspondent en français au savoir-être, aux compétences transverses ou sociales.

Les soft skills sont des comportements sociaux reliés à nos émotions. L’intelligence émotionnelle est le pilier des soft skills. Les travaux de Beck (1)illustrent bien ces liens d’interdépendance entre les pensées, les émotions et les comportements.

Quelle est notre capacité à changer de comportement ?

Prenons l’exemple des résolutions de nouvelle année, souvent basée sur un comportement que l’on souhaite modifier pour notre propre bien, de notre propre initiative. Avec cette motivation maximale, le changement devrait être simple et rapide. 
Pourtant, on le sait tous par expérience, peu d’entre nous parviennent à tenir ces résolutions, précisément 12% selon une étude menée par le professeur Wiseman de l’université de d’Hertfordshire, Angleterre. Une autre étude scientifique (2) a montré que l’adoption d’un nouveau comportement prenait entre 18 et 254 jours.

Le frein biologique au changement

Le cerveau représente 3% de la masse corporelle et pourtant il consomme 15 à 25% de l’énergie entière du corps humain (3). 
Le cortex préfrontal est le plus énergivore, c’est celui qui sert dans les apprentissages, la cognition, l’analyse et la réflexion. Pour maîtriser sa consommation énergétique, notre cerveau “stock” de nombreuses informations et privilégie celles qui lui semblent les plus utiles. Ensuite le cerveau n’a plus qu’à aller piocher dans les réponses stockées existantes de façon automatique, c’est à dire sans passer par le cortex préfrontal ce qui lui économise de l’énergie.
Pour les comportements la difficulté est double : ils sont liés à nos émotions et en tant qu’adulte nous avons déjà des stratégies très ancrées pour chaque type de comportement.

Comment remplacer un comportement existant ? L’intérêt du Learning by doing

Un comportement est comme une connaissance, il est présent physiquement dans le cerveau via un réseau de neurones reliés par des connexions synaptiques. 
Le choix d’un comportement est l’association de notre niveau de contrôle des émotions liées à ce comportement et de la puissance de son ancrage due à la répétition passée de son utilisation.
La maîtrise des émotions et la pratique sont deux étapes essentielles pour ancrer de nouveaux comportements. La pratique signifie que l’individu va devoir consciemment adopter un nouveau comportement, à plusieurs reprises, jusqu’à ce que ce nouveau comportement devienne plus ancré que l’ancien et puisse ainsi être choisi préférentiellement par le cerveau.
Qu’ils soient présentiels (trop court pour ancrer une pratique) ou distanciels (basés sur la connaissance) les modes de formation existants n’ont que peu d’efficacité sur les soft skills.

La méthode appelée 70-20-10 (4) à théorisée l’aspect essentiel de l’apprentissage informel par la pratique. Elle définit qu’un apprentissage s’acquière à 70% par la pratique, 20% par les échanges sociaux et 10% par la connaissance.

Comment faire pratiquer ?

En psychologie, deux courants de recherche sont très avancés sur l’étude et l’influence des comportements.

En premier lieu, le mouvement Behavioriste, basé historiquement sur les travaux de Skinner (5) et Pavlov (6), étudie les mécanismes de changement de comportements. Il est par exemple à l’origine des Thérapies Cognitives et Comportementales ou encore de la pratique du Feedback dans l’OBM, la branche appliquée aux organisations. Les neurosciences ont depuis validé ces recherches en les reliant au système de récompense du cerveau, responsable notamment des addictions.

Deuxièmement la force de l’influence sociale sur nos comportements. Nous adaptons nos comportements et attitudes en fonction de notre environnement. La découverte de neurones miroirs tendrait à confirmer biologiquement ces recherches. D’autre part un autre courant d’influence sociale étudie le rôle des biais cognitifs (7) dans la persuasion (8), il est utilisé avec succès par les publicitaires depuis plusieurs décennies.

L’association paradoxale de la technologie et du Learning by doing ?

La science qui utilise les données de recherches en psychologie comportementale au profit du numérique est appelée Captologie.

C’est en appliquant tous ces mécanismes de récompenses et sociaux que les créateurs de jeux vidéos parviennent à maintenir l’attention des joueurs durant de nombreuses heures et à les faire jouer de façon répétée. Ces mêmes concepts sont aussi utilisés par Facebook ou encore Google.

Non seulement ils “captent” les individus, mais en plus ils changent durablement les comportements. La sur sollicitation du système de récompense habitue les individus et augmente ainsi la norme du système interne, le cerveau cherchant de plus en plus de récompenses. Ce phénomène touche l’ensemble de la population active et plus fortement les plus jeunes générations. En 2019 plus de 80% des moins de 44 ans déclaraient jouer à des jeux vidéos (9).

La formation, et plus particulièrement celle destinée à aider les individus à améliorer leurs qualités humaines a beaucoup à apprendre et à gagner en s’inspirant du Behaviorisme et de la Captologie.

Et les apprenants dans tout ça ?

A l’heure du smartphone, de la profusion des informations, de l’immédiateté des besoins, les collaborateurs n’attendent pas le Service Formation, ils vont chercher eux même ce dont ils ont besoin.  Le défi des organisations est aujourd’hui de faciliter et d’encadrer le Self Learning, de s’assurer que les collaborateurs ont accès facilement et rapidement aux bonnes ressources, et de contextualiser leurs connaissances dans les pratiques de travail afin qu’elles se transforment en compétences.

Notes : 
1.Beck A.T., Cognitive therapy and the emotional disorders, International Universities Press, 1976.
2.Lally, Phillippa & Jaarsveld, Cornelia & Potts, Henry & Wardle, Jane, How are habits formed: Modeling habit formation in the real world, European Journal of Social Psychology, 2010.
3.Bélanger, Mireille & Allaman, Igor & Magistretti, Pierre, Brain Energy Metabolism: Focus on Astrocyte-Neuron Metabolic Cooperation. Cell metabolism. 2011.
4.Lombardo, Michael M; Eichinger, Robert W, The Career Architect Development Planner, Minneapolis: Lominger, 1996.
5.Burrhus F. Skinner, About behaviorism, Vintage, 1976.
6.MUSATTI, C., The Pavlov theory of conditioned reflexes, Minerva medica,1951.
7.Rolf Dobelli, Arrêtez de vous tromper : 52 erreurs de jugement qu’il vaut mieux laisser aux autres… Éditions Eyrolles, 2008.
8.Robert Cialdini, Influence, the Psychology of Persuasion, Harper Business, 2006.
9.https://fr.statista.com/statistiques/481002/proportion-gamers-francais-age-jeux-video